GDPdU

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen.

Diese aktuell bereits geltende Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzminsteriums enthält Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen.  Sie betreffen jede Branche.
Der für den Kassenbereich wichtige Bestandteil ist die Mitwirkungspflicht jedes Steuerpflichtigen bei einem Datenzugriff durch einen Betriebsprüfer vor-Ort im Geschäft.  Sofern ein elektronisches Kassensystem eingesetzt wird, muss dieses System dem Betriebsprüfer schon jetzt die Daten zur Verfügung stellen.  Für die Datenträgerüberlassung sind verschiedene Formate zugelassen. Mittlerweile gibt es auch eine Empfehlung des Bundesfinanzministeriums für einen entsprechenden Beschreibungsstandard. Ziel ist es, sämtliche Daten vom Betriebsprüfer vor-Ort in eine Prüfersoftware einzulesen und auszuwerten.

Dabei sprechen wir nicht von einer geplanten Gesetzesvorlage, sondern folgender 2002 eingetretener Verordnung: "Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen i. S. des § 147 Abs. 1 AO, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO)"

Bis zum 31.12.2016 soll jedoch bei älteren Systemen, denen die technische Voraussetzung zur Umsetzung fehlt, der Einsatz nicht beanstandet werden. Dafür gelten weitere Voraussetzungen, die mit den Finanzbehörden und Steuerberatern abgeklärt werden müssen.  Die GDPdU-Fähigkeit kann vom jeweiligen Softwarehaus attestiert werden. Wir empfehlen daher, diese Vorgaben beim Neukauf eines Kassensystems zu berücksichtigen und Steuerberater oder Finanzbehörden zu Rate zu ziehen.

Unsere PC-basierenden Systeme und Kassensoftware bieten hardwaremäßig schon jetzt die Voraussetzung zur Umsetzung der Vorgabe. Die letztendliche Erfüllung der Anforderungen der GDPdU wird jedoch ausschließlich von der Kassensoftware realisiert - also unabhängig von der Hardware.  Zur Orientierung können Sie nachfolgend ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen zum Thema"Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften" im PDF-Format herunterladen.

Auch im Internet finden Sie zum Thema GDPdU zahlreiche weitere Informationen.

Abschließender Hinweis: Diese Informationen basieren auf unserer Recherche und haben weder Anspruch auf Vollständigkeit und Aktualität noch stellen sie eine rechtlich verbindliche Aussage dar. Stand: März 2012.